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Queremos
lembrar que o texto abaixo é retirado do Manual de Redação da Presidência da
República (BAIXE AQUI).
A
seguir, será apresentada a estrutura do padrão ofício, de acordo com a ordem com
que cada elemento aparece no documento oficial.
PARTES DO DOCUMENTO NO PADRÃO OFÍCIO
CABEÇALHO
O
cabeçalho é utilizado apenas na primeira página do documento, centralizado na
área determinada pela formatação.
No
cabeçalho deverão constar os seguintes elementos:
a) brasão de Armas da República2: no topo da página.
Não há necessidade de ser aplicado em cores. O uso de marca da instituição deve
ser evitado na correspondência oficial para não se sobrepor ao Brasão de Armas
da República.
b)
nome do órgão principal;
c)
nomes dos órgãos secundários, quando necessários, da maior para a menor
hierarquia; e
d)
espaçamento: entrelinhas simples (1,0).
Os
dados do órgão, tais como endereço, telefone, endereço de correspondência
eletrônica, sítio eletrônico oficial da instituição, podem ser informados no
rodapé do documento, centralizados.
IDENTIFICAÇÃO DO EXPEDIENTE
Os
documentos oficiais devem ser identificados da seguinte maneira:
a)
nome do documento: tipo de expediente por extenso, com todas as letras
maiúsculas;
b)
indicação de numeração: abreviatura da palavra “número”, padronizada como N.º;
c)
informações do documento: número, ano (com quatro dígitos) e siglas usuais do
setor que expede o documento, da menor para a maior hierarquia, separados por
barra (/); e
d)
alinhamento: à margem esquerda da página.
LOCAL E DATA DO DOCUMENTO
Na
grafia de datas em um documento, o conteúdo deve constar da seguinte forma:
a)
composição: local e data do documento;
b)
informação de local: nome da cidade onde foi expedido o documento, seguido de
vírgula. Não se deve utilizar a sigla da unidade da federação depois do nome da
cidade;
c)
dia do mês: em numeração ordinal se for o primeiro dia do mês e em numeração
cardinal para os demais dias do mês. Não se deve utilizar zero à esquerda do
número que indica o dia do mês;
d)
nome do mês: deve ser escrito com inicial minúscula;
e)
pontuação: coloca-se ponto-final depois da data; e
f)
alinhamento: o texto da data deve ser alinhado à margem direita da página.
ENDEREÇAMENTO
O
endereçamento é a parte do documento que informa quem receberá o expediente. Nele
deverão constar os seguintes elementos:
a)
vocativo: na forma de tratamento adequada para quem receberá o expediente;
b)
nome: nome do destinatário do expediente;
c)
cargo: cargo do destinatário do expediente;
d)
endereço: endereço postal de quem receberá o expediente, dividido em duas
linhas:
primeira linha: informação de
localidade/logradouro do destinatário ou, no caso de ofício ao mesmo órgão,
informação do setor;
segunda linha: CEP e
cidade/unidade da federação, separados por espaço simples. Na separação entre
cidade e unidade da federação pode ser substituída a barra pelo ponto ou pelo
travessão. No caso de ofício ao mesmo órgão, não é obrigatória a informação do
CEP, podendo ficar apenas a informação da cidade/unidade da federação; e
e)
alinhamento: à margem esquerda da página.
O
pronome de tratamento no endereçamento das comunicações dirigidas às
autoridades tratadas por Vossa Excelência terá a seguinte forma: “A Sua
Excelência o Senhor” ou “A Sua Excelência a Senhora”.
Quando
o tratamento destinado ao receptor for Vossa Senhoria, o endereçamento a ser
empregado é “Ao Senhor” ou “À Senhora”. Ressalte-se que não se utiliza a
expressão “A Sua Senhoria o Senhor” ou “A Sua Senhoria a Senhora”.
ASSUNTO
O
assunto deve dar uma ideia geral do que trata o documento, de forma sucinta.
Ele
deve ser grafado da seguinte maneira:
a) título: a palavra Assunto
deve anteceder a frase que define o conteúdo do documento, seguida de
dois-pontos;
b) descrição do assunto: a frase que
descreve o conteúdo do documento deve ser escrita com inicial maiúscula, não se
deve utilizar verbos e sugere-se utilizar de quatro a cinco palavras;
c) destaque: todo o texto
referente ao assunto, inclusive o título, deve ser destacado em negrito;
d) pontuação: coloca-se
ponto-final depois do assunto; e
e) alinhamento: à margem esquerda
da página.
TEXTO DO DOCUMENTO
O
texto do documento oficial deve seguir a seguinte padronização de estrutura:
I –
nos casos em que não seja usado para encaminhamento de documentos, o expediente
deve conter a seguinte estrutura:
a) introdução: em que é
apresentado o objetivo da comunicação. Evite o uso das formas: Tenho a honra
de, Tenho o prazer de, Cumpre-me informar que. Prefira empregar a forma direta:
Informo, Solicito, Comunico;
b) desenvolvimento: em que o assunto é
detalhado; se o texto contiver mais de uma ideia sobre o assunto, elas devem
ser tratadas em parágrafos distintos, o que confere maior clareza à exposição;
e
c) conclusão: em que é afirmada
a posição sobre o assunto.
II –
quando forem usados para encaminhamento de documentos, a estrutura é
modificada:
a) introdução: deve iniciar com
referência ao expediente que solicitou o encaminhamento. Se a remessa do
documento não tiver sido solicitada, deve iniciar com a informação do motivo da
comunicação, que é encaminhar, indicando a seguir os dados completos do
documento encaminhado (tipo, data, origem ou signatário e assunto de que se
trata) e a razão pela qual está sendo encaminhado;
e
b) desenvolvimento: se o autor da
comunicação desejar fazer algum comentário a respeito do documento que
encaminha, poderá acrescentar parágrafos de desenvolvimento. Caso contrário,
não há parágrafos de desenvolvimento em expediente usado para encaminhamento de
documentos.
III –
tanto na estrutura I quanto na estrutura II, o texto do documento deve ser
formatado da seguinte maneira:
a) alinhamento: justificado;
b) espaçamento entre linhas: simples;
c) parágrafos:
I espaçamento entre parágrafos: de 6 pontos após
cada parágrafo;
II recuo de parágrafo: 2,5 cm de
distância da margem esquerda;
III numeração dos parágrafos: apenas quando o
documento tiver três ou mais parágrafos, desde o primeiro parágrafo. Não se
numeram o vocativo e o fecho;
d) fonte: Calibri ou Carlito;
I corpo do texto: tamanho 12 pontos;
II citações recuadas: tamanho 11 pontos;
e
III notas de Rodapé: tamanho 10 pontos;
e) símbolos: para símbolos não
existentes nas fontes indicadas, pode-se utilizar as fontes Symbol e Wingdings;
FECHOS PARA COMUNICAÇÕES
O
fecho das comunicações oficiais objetiva, além da finalidade óbvia de arrematar
o texto, saudar o destinatário. Os modelos para fecho anteriormente utilizados
foram regulados pela Portaria no 1, de 1937, do Ministério da Justiça, que
estabelecia quinze padrões.
Com o
objetivo de simplificá-los e uniformizá-los, este Manual estabelece o emprego
de somente dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicação
oficial:
a) Para autoridades de hierarquia superior
a do remetente, inclusive o Presidente da República:
Respeitosamente,
b) Para autoridades de mesma hierarquia, de
hierarquia inferior ou demais casos:
Atenciosamente,
Ficam
excluídas dessa fórmula as comunicações dirigidas a autoridades estrangeiras,
que atendem a rito e tradição próprios.
O
fecho da comunicação deve ser formatado da seguinte maneira:
a) alinhamento: alinhado à margem
esquerda da página;
b) recuo de parágrafo: 2,5 cm de
distância da margem esquerda;
c) espaçamento entre linhas: simples;
d) espaçamento entre parágrafos: de 6 pontos após
cada parágrafo; e
e)
não deve ser numerado.
IDENTIFICAÇÃO DO SIGNATÁRIO
Excluídas
as comunicações assinadas pelo Presidente da República, todas as demais comunicações
oficiais devem informar o signatário segundo o padrão:
a) nome: nome da autoridade que as expede,
grafado em letras maiúsculas, sem negrito. Não se usa linha acima do nome do
signatário;
b) cargo: cargo da autoridade que expede o
documento, redigido apenas com as iniciais maiúsculas. As preposições que
liguem as palavras do cargo devem ser grafadas em minúsculas; e
c) alinhamento: a identificação do
signatário deve ser centralizada na página.
Para
evitar equívocos, recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do
expediente. Transfira para essa página ao menos a última frase anterior ao
fecho.
NUMERAÇÃO DAS PÁGINAS
A
numeração das páginas é obrigatória apenas a partir da segunda página da
comunicação.
Ela
deve ser centralizada na página e obedecer à seguinte formatação:
a) posição: no rodapé do
documento, ou acima da área de 2 cm da margem inferior; e
b) fonte: Calibri ou Carlito.
Formatação e apresentação
Os
documentos do padrão ofício devem obedecer à seguinte formatação:
a) tamanho do papel: A4 (29,7 cm x 21
cm);
b) margem lateral esquerda: no mínimo, 3 cm de
largura;
c) margem lateral direita: 1,5 cm;
d) margens superior e inferior: 2 cm;
e) área de cabeçalho: na primeira
página, 5 cm a partir da margem superior do papel;
f) área de rodapé: nos 2 cm da margem
inferior do documento;
g) impressão: na correspondência
oficial, a impressão pode ocorrer em ambas as faces do papel. Nesse caso, as
margens esquerda e direita terão as distâncias invertidas nas páginas pares
(margem espelho);
h) cores: os textos devem ser impressos na
cor preta em papel branco, reservando-se, se necessário, a impressão colorida
para gráficos e ilustrações;
i) destaques: para destaques
deve-se utilizar, sem abuso, o negrito. Deve-se evitar destaques com uso de itálico,
sublinhado, letras maiúsculas, sombreado, sombra, relevo, bordas ou qualquer
outra forma de formatação que afete a sobriedade e a padronização do documento;
j) palavras estrangeiras: palavras
estrangeiras devem ser grafadas em itálico;
k) arquivamento: dentro do
possível, todos os documentos elaborados devem ter o arquivo de texto
preservado para consulta posterior ou aproveitamento de trechos para casos
análogos. Deve ser utilizado, preferencialmente, formato de arquivo que possa
ser lido e editado pela maioria dos editores de texto utilizados no serviço
público, tais como DOCX, ODT ou RTF.
l) nome do arquivo: para facilitar a
localização, os nomes dos arquivos devem ser formados da seguinte maneira:
tipo
do documento + número do documento + ano do documento (com 4 dígitos) +
palavras-chaves do conteúdo
Seguem Exemplos
de Ofício:
Créditos:
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